Soporte para múltiples destinatarios en Documentos y Contratos

Este artículo presenta la posibilidad de enviar un mismo documento o contrato a varios destinatarios,  cada uno con sus propios campos de firma, en lugar de limitarse a un solo firmante. Además, permite designar contactos como “CC” (que pueden ver, pero no firmar) y asignar a uno de los usuarios empresariales como firmante dentro del mismo documento.

TABLA DE CONTENIDO

Características principales

Creación o edición de un documento/contrato

Consideraciones y mejores prácticas

Características principales

1. Varios firmantes y destinatarios de CC
   • Ahora puede asignar elementos de firma (por ejemplo, campos de firma) a más de un destinatario dentro de un solo documento o contrato.
     
   • Los destinatarios que tienen al menos un campo de firma se consideran firmantes . Cualquier contacto añadido al documento sin un campo de firma se considera destinatario CC , lo que significa que recibe una copia, pero no firma.
     
   • También puede incluir a su propio usuario comercial (el remitente) como uno de los firmantes.
     
     
2. Enlaces de firma únicos
   • Cada firmante recibe una URL única que lo lleva directamente a su sección del documento. Esto garantiza que cada parte solo vea y firme los campos asignados específicamente a ella.
     
     
3. Certificado combinado de PDF y firma
   • Una vez que todos los firmantes hayan firmado (y todos los destinatarios de CC lo hayan visto), Centryka genera un PDF final que contiene todas las firmas.
     
   • Junto con el PDF firmado, se genera un certificado de firma . Este certificado registra la dirección IP de cada firmante, su ubicación geográfica (si es posible) y la fecha y hora exactas en que vio y firmó su parte.
     
     
4. Lógica del destinatario principal
   • De forma predeterminada, el primer destinatario agregado se convierte en el Destinatario principal .
     
   • Cualquier campo personalizado en el documento (por ejemplo, nombre del cliente, dirección) se extraerá del registro de contacto del destinatario principal.
     
   • Una vez que todas las partes hayan firmado o aceptado, se genera automáticamente una factura para ese destinatario principal (suponiendo que tenga habilitada la creación automática de facturas).

• Las empresas ahora podrán enviar y asignar elementos de firma a múltiples destinatarios en lugar de a un solo destinatario dentro del documento.
  
• Esto también incluye la funcionalidad para asignar la firma al usuario comercial que envía el documento.
  
• Cada destinatario recibirá un enlace único que le permitirá firmar únicamente su parte respectiva del documento.
  
• Cualquier destinatario que tenga un campo de firma asociado se denominará Firmante y cualquier contacto que se haya agregado al documento pero que no tenga ningún campo de firma asociado se denominará CC.
  
•  La copia PDF firmada del documento junto con el certificado de firma se generará después de que todos los participantes hayan firmado/aceptado el documento.
  
• El certificado de firma capturará información como la dirección IP, la ubicación, la fecha y hora de visualización y firma de todos los destinatarios que firmarán el documento.
  
• De forma predeterminada, el primer destinatario añadido se considerará el destinatario principal del documento. Esto significa que los campos personalizados se completarán según la información del destinatario principal y se generará una factura para el cliente principal una vez que todas las partes hayan aceptado y firmado el documento.

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Creación o edición de un documento/contrato

En su subcuenta, vaya a Documentos y Contratos → Crear nuevo documento (o edite una plantilla existente). Añada varios contactos en la sección “Destinatarios”. Para cada contacto, arrastre y suelte o asigne sus campos de firma.

Designación de firmantes y destinatarios de CC

• Al agregar un contacto, asigne al menos un campo de firma para convertirlo en firmante .
  
• Si simplemente agrega un contacto sin ningún campo de firma, se convertirá en un destinatario de CC que aún recibirá el documento finalizado pero no tendrá la obligación de firmar.
  

Consideraciones y mejores prácticas

• Asuntos de pedidos para el destinatario principal
  • Si desea que una persona específica reciba la factura o complete campos personalizados, agréguela primero al seleccionar los destinatarios.
• Comunicación clara con todas las partes
  • Notifique con antelación a los destinatarios de CC que recibirán una copia de solo lectura. Aclare que solo los firmantes deben realizar acciones.
• Revise los campos de firma a fondo
  • Antes de enviar, verifique que cada firmante tenga asignado el número correcto y la ubicación correcta de los campos de firma y fecha. Si faltan campos de firma, no se podrá completar el formulario.
• Verificar los detalles del certificado de firma
  • Para contratos de alto riesgo, descargue el certificado de firma y confirme que todas las direcciones IP, ubicaciones y marcas de tiempo coincidan con las expectativas. Esto es especialmente importante si los destinatarios firman desde diferentes zonas horarias o mediante dispositivos móviles.
• Respaldo para firmantes ausentes
  • Si un firmante no completa su parte, el documento queda pendiente. Puede reenviar recordatorios por correo electrónico o cancelar y reasignar campos según sea necesario.