Los enlaces de documentos públicos permiten compartir y recopilar firmas rápidamente en acuerdos estándar sin necesidad de crear ni añadir un contacto. Con un simple enlace, cualquier persona puede acceder, revisar y firmar su documento, lo que hace que esta función sea ideal para acuerdos móviles y firmantes ocasionales.
¿Qué hay de nuevo?
• Creación de documentos públicos: cree documentos públicos para firmar directamente en Documentos y contratos > Plantillas.
• Enlaces compartibles: cada documento publicado genera un enlace único para compartirlo fácilmente.
• Gestión de respuestas: vea y descargue todas las firmas y respuestas en un solo lugar.
• Compatibilidad de flujo de trabajo: continúe usando plantillas en flujos de trabajo; los enlaces a documentos públicos funcionan de forma independiente.
Cómo utilizar
1. Crear un documento público
• Vaya a Documentos y contratos > Plantillas.
• Haga clic en Nueva plantilla > Publicar o seleccione Nuevo > Crear documento público.
2. Comparte el documento
• Una vez publicado, copie el enlace público generado.
• Compártalo con los destinatarios a través del correo electrónico, chat o cualquier canal de comunicación.
3. Proceso de firma para destinatarios
• Los destinatarios abren el enlace, ingresan su nombre, apellido y correo electrónico y luego firman.
• Se envía automáticamente por correo electrónico una copia firmada al destinatario.
4. Gestionar respuestas
• Vaya a la sección Respuestas para ver o descargar documentos firmados.
5. Anular la publicación de un documento
• Para dejar de aceptar nuevas firmas, cancele la publicación del documento en cualquier momento.
Por qué esto es importante
Los enlaces a documentos públicos proporcionan una opción de firma rápida y flexible cuando:
• No es necesario almacenar un nuevo contacto.
• Desea que se firme un acuerdo rápidamente fuera de un flujo de trabajo.
• Necesita una plantilla repetible a la que cualquier persona pueda acceder a través de un enlace.
Preguntas frecuentes (FAQ)
P: ¿Puedo seguir usando mis plantillas de documentos existentes en los flujos de trabajo?
Sí. Los enlaces a documentos públicos son opcionales. Todas las plantillas existentes siguen funcionando correctamente en los flujos de trabajo.
P: ¿Los destinatarios necesitan una cuenta para firmar?
No. Sólo necesitan proporcionar su nombre y correo electrónico.
P: ¿Dónde puedo encontrar documentos firmados?
Las copias firmadas y las respuestas se almacenan en la sección Respuestas.
P: ¿Los destinatarios reciben una copia de lo que firmaron?
Sí. Se les envía automáticamente una copia firmada por correo electrónico.
P: ¿Puedo desactivar un enlace después de compartirlo?
Sí. Al cancelar la publicación del documento se deshabilita el enlace inmediatamente.
P: ¿Cuántas personas pueden firmar a través de un enlace de Documento Público?
No hay límite: varias personas pueden firmar hasta que anules la publicación del enlace.