Bienvenido a la guía para habilitar la cancelación y reprogramación de citas dentro de los Bots de IA Conversacional Basados en Formularios de Centryka. Esta función simplifica la gestión de citas para tus contactos, permitiéndoles modificar o cancelar reservas directamente a través de conversaciones con el bot, mejorando así tanto la experiencia del usuario como la eficiencia operativa.
TABLA DE CONTENIDOS
- ¿Qué es la Cancelación y Reprogramación para Bots de IA Conversacional Basados en Formularios?
- Beneficios Clave de la Cancelación y Reprogramación para Bots de IA Conversacional Basados en Formularios
- Cómo Configurar la Cancelación y Reprogramación para Bots de IA Conversacional Basados en Formularios
- Subtemas Adicionales
- Reglas para el Manejo de Citas
- Flexibilidad y Control del Comportamiento del Bot
- Cancelaciones Masivas
- Activación Irreversible
- Preguntas Frecuentes
¿Qué es la cancelación y reprogramación de citas para bots de IA guiados por formularios?
La función de cancelación y reprogramación permite que tus bots guiados gestionen citas existentes con los contactos en tiempo real. Al integrar estas opciones, el bot puede invitar a los usuarios a reprogramar o cancelar citas durante las conversaciones, haciendo la gestión de citas sencilla y automática sin intervención del equipo.
Beneficios clave de la cancelación y reprogramación de citas en bots de formulario
• Mayor comodidad para el usuario: los contactos pueden modificar o cancelar citas fácilmente sin esperar ayuda humana.
• Flujo de trabajo automatizado: reduce el trabajo manual permitiendo que el bot maneje los cambios.
• Manejo múltiple de citas: soporta cancelaciones en lote, ahorrando tiempo a los usuarios con varias reservas.
• Control y flexibilidad del bot: puedes activar o desactivar estas opciones según tus necesidades comerciales.
• Integración de calendario: funciona con todos los calendarios vinculados al bot, garantizando consistencia y precisión.
• Compatible con todos los estados de cita: el bot puede gestionarlas sin importar su estado actual.
Cómo configurar la cancelación y reprogramación de citas en bots de formulario
- Entra a Labs en tu cuenta de Centryka.
- Activa las funciones Cancel And Reschedule y Form Based Bot.
- ⚠️ Nota: una vez habilitadas, estas opciones no se pueden desactivar.
* Ve a Conversation AI, selecciona el bot deseado y haz Click en Edit Bot.
- Navega hasta Bot Goals.
3. * En la sección Appointment Details, habilita los toggles de reprogramación y cancelación según necesites.
4. Usa la función Bot Trial para probar los flujos antes de lanzar al público.
Subtemas adicionales
Reglas de manejo de citas
• Las reservas nuevas se crean en el calendario especificado en los detalles del bot.
• Las reprogramaciones y cancelaciones pueden hacerse en cualquier calendario y se gestionan a nivel de contacto.
• Se soportan todos los estados de cita, garantizando que ninguna quede sin control.
Flexibilidad y control del comportamiento del bot
• Puedes activar o desactivar fácilmente las opciones desde Appointment Details.
• Ajusta la conducta del bot para alinearla con temporadas específicas, horarios o campañas.
Cancelaciones en lote
• Permite procesar múltiples cancelaciones en una sola conversación.
• Reduce acciones repetitivas y mejora eficiencia.
Activación irreversible
• Una vez que habilitas las funciones Cancel And Reschedule y Form Based Bot en Labs, no se pueden revertir.
• Revisa cuidadosamente antes de activar y planifica entrenar a tu equipo para su uso a largo plazo.
Preguntas frecuentes
P: ¿Puedo desactivar la cancelación o reprogramación después de habilitarlas?
R: Sí, puedes activar o desactivar estas opciones en Appointment Details, pero la activación en Labs es irreversible.
P: ¿El bot funcionará con citas de todos los calendarios de mi cuenta?
R: Sí, puede reprogramar o cancelar citas desde cualquier calendario, aunque las nuevas reservas solo se crean en el calendario asignado al bot.
P: ¿Qué pasa si un contacto tiene varias citas?
R: El bot puede manejar varias cancelaciones en una sola interacción, simplificando el proceso.
P: ¿Puedo previsualizar cómo el bot manejará los cambios de cita?
R: Sí, usa Bot Trial para simular y revisar la experiencia del usuario antes del lanzamiento.
P: ¿Hay estados de cita no compatibles?
R: No. Se soportan todos los estados de cita.
P: ¿Qué ocurre si habilito estas funciones por error?
R: La activación es irreversible, así que revisa bien antes de hacerlo.
P: ¿Los contactos reciben notificaciones cuando se cambia o cancela una cita?
R: Las notificaciones dependen de la configuración de calendario y workflows dentro de Centryka.